Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng và nhà xưởng đi thuê

Mình xin chia sẻ với các bạn bài viết: “Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng“. Bởi hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp đi thuê văn phòng của các hộ gia đình. Để phù hợp với điều kiện môi trường kinh doanh, các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí tu sửa văn phòng, nhà xưởng. Những chi phí này liệu có được tính vào chi phí được trừ không? Có thể được khấu trừ thuế GTGT không? Điều kiện như nào để được tính vào chi phí được trừ?

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng nhà xưởng đi thuê là sửa chữa lớn

Ngay tại Khoản 13, Khoản 14 Điều 2 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao trừ tài sản cố định (TSCĐ) quy định:

“Sửa chữa những tài sản cố định: Là việc duy tu, duy trì bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những vật dụng hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại những năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động dựa trên tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.”

“Nâng cấp các tài sản cố định: Là hoạt động cải tạo, xây dựng lắp rắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, đưa chất lượng vào sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc mức hạn kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; được đưa vào áp dụng trong các quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí của các hoạt động của TSCĐ so với trước.”

Theo tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC (Mới nhất là Thông tư 147/2016 ngày 13/10/2016) quy định

“Các loại chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được nhiều phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các loại chi phí như này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.”

Các loại chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng vào nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần dần vào chi phí kinh doanh trong một kỳ, nhưng tối đa không được hạn quá 3 năm.”

Theo những quy định trên thì việc sửa chữa cải tạo lại văn phòng, nhà xưởng đi thuê, là chi phí sửa chữa lớn, cần phải được phân bổ vào chi phí kinh doanh không quá 3 năm

Thuế TNDN

Dựa theo Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 1 quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định các chi phí thu nhập chịu thuế như sau:

“Trừ các khoản chi không được trừ đã được nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các yêu cầu điều kiện sau đây:

• Khoản chi thực tế đã phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Khoản chi có đủ bill hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo các quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua các mặt hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ tầm 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm cả loại thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán nếu không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện quy củ theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Cũng tại ngay Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.16 quy định hợp pháp.

Căn cứ theo các quy định đã nói trên để chi phí sửa chữa nhà xưởng đi thuê được tính vào chi phí được trừ khi xác định rõ các loại thu nhập chịu thuế thì cần những chứng từ sau:

• Đối với hợp đồng thuê nhà xưởng, trong hợp đồng ghi rõ bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê.
• Các hóa đơn thuê nhà xưởng (nếu có).
• Biên bản kiểm tra các hiện trường, lý do bị hư hại, biện pháp khắc phục.
• Chứng từ thanh toán các khoản tiền thuê nhà xưởng, văn phòng.
• Dự toán chi phí sửa chữa và hợp đồng thuê sửa chữa văn phòng, nhà xưởng.
• Quyết toán sửa chữa sau khi hoàn thành.
• Chứng từ, các hóa đơn xác nhận việc chi phí sửa chữa văn phòng, nhà xưởng đi thuê.
• Tờ khai thuế môn bài và các loại chứng từ đóng thuế môn bài cho văn phòng, nhà xưởng đi thuê.
• Mẫu 08/MST (Mới nhất là PL II-1) thông báo địa điểm thuê nhà xưởng hoặc kho bãi hoặc văn phòng.

Thuế GTGT

Do các khoản chi phí này bản chất ban đầu là của người cho thuê, phải bỏ ra để đưa tài sản vào trong tình trạng đang sẵn sàng sử dụng trước khi cho thuê, đồng thời làm tăng về nguyên giá TSCĐ cho thuê. Nhưng vì người cho thuê đã ủy quyền lại cho người đi thuê thực hiện, thông qua giấy tờ hợp đồng thuê nhà, thông qua việc giảm giá cho thuê để doanh nghiệp đó có thể dành tiền đầu tư sửa chữa. Vì vậy, hóa đơn chứng từ của một khoản sửa chữa này phải mang tên doanh nghiệp, nhưng Doanh nghiệp không được khấu trừ đi trong thuế GTGT của chi phí sửa chữa nhà xưởng đi thuê.

Hy vọng bài viết về hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng giúp ích nhiều hơn cho bạn trong công việc kế toán để làm sao hoàn thành công việc một cách tối ưu, hiệu quả nhất.